Onnistunut perehdyttäminen syntyy suunnitelmallisuudesta ja kannustavasta ilmapiiristä

On ensimmäinen päivä uudessa työssäsi. Uusi esihenkilö ottaa sinut vastaan aulassa ja ohjaa valmiille työpisteellesi tiimikavereidesi luo. Pöydällä sinua odottaa talon tervehdys herkullisilla karkeilla höystettynä. Kaivat laukusta perehdytysviikon ohjelman, joka on lähetetty sinulle ennakkoon sähköpostitse. Viikon aikana käydään työhön tarvittavat asiat läpi, mutta on myös tilaa hengähtää. Kaikki tuntuu toimivan, joten voisiko uudessa työssä aloittaminen mennä yhtään paremmin?

Miksi perehdyttämiseen kannattaa panostaa?

Perehdyttäminen eli työntekijän työhön opastaminen on erittäin tärkeää. Hyvin hoidettuna siitä hyötyy niin työnantaja kuin työntekijä itsekin, kun työntekijä pääsee tekemään tuottavaa työtä, jonka kokee mielekkääksi.

’’Parhaimmillaan perehdyttämisellä varmistetaan työssä onnistuminen ja vähennetään työkuormitusta. Vaikka työtehtävät olisivat uudessa työssä samat, organisaatioiden toimintatavat eroavat toisistaan. Hyvän perehdytyksen avulla omaan työhön ja työyhteisöön pääsee jouhevasti sisään. Työ on iso osa elämää, joten ymmärtäähän sen, että siellä haluaa myös viihtyä’’, HR-johtaja Riia Lampelo tiivistää.

Hyvän perehdyttämisen resepti

Onnistuneeseen perehdytykseen vaaditaan Lampelon kokemuksen mukaan ainakin kolmea asiaa: suunnitelmallisuutta, muiden tukea ja hyvää fiilistä.

Uudet asiat ovat aina jännittäviä ja niiden omaksuminen vie aikaa. Suunnitelmallinen perehdyttäminen nopeuttaa työn omaksumista ja kannustava ilmapiiri tukee oppimista. Valmiiksi suunnitellun ja tasalaatuisen perehdyttämisen avulla tulokas saa hyvän kokonaiskäsityksen työstä: hän tietää työtehtävät, organisaation ja mitä häneltä odotetaan. Positiivisessa ja kannustavassa työilmapiirissä uskaltaa taas pyytää apua ja neuvoa, kun sitä tarvitsee’’, hän sanoo.

’’Perehdytyksen aikana on myös tärkeää pitää hauskaa. Kiire kuormittaa tulokasta, joten kannustan menemään esimerkiksi yhdessä syömään ja antaa muutenkin tilaa hengähtää. Uudessa työssä aloittaminen on kuitenkin kiva juttu’’, hän jatkaa.

Perehdyttäminen on yhteistyötä

Henkilöstöhallinnon rooli perehdytyksessä on tyypillisesti organisaation ja työsuhteen yleisien asioiden kertominen. Muu työ eli niin sanottu työhön opastaminen tehdään pääasiassa esihenkilön ja tiimin sisällä. Kummallakin on tärkeä rooli onnistuneessa perehdyttämisessä.

Raksystemsillä työnopastus tehdään pääasiassa esihenkilön ja tiimin sisällä.

’’Meillä esihenkilö kertoo työhön liittyvistä käytännöistä, järjestelmistä ja tehtävistä. Esimerkiksi siitä, miten etätyökäytännöt ja työssä tarvittavat ohjelmat toimivat. Hän myös kontaktoi tulokkaan ja informoi hänestä muulle organisaatiolle eli esimerkiksi palkanlaskentaan ja IT-tukeen’’, Lampelo kertoo.

’’Henkilöstöhallinnossa huomioidaan uusi työntekijä kokonaisvaltaisemmin. Meillä on selkeä prosessi, jota seuraamme koko tulokkaan ensihetkien ajan. Huomioimme siinä myös perehdyttämistä edeltävän ja jälkeisen ajan niin pienin kuin isoin elein’’, hän jatkaa.

Perehdyttämisprosessin kehittäminen on tärkeää

Työtehtävät, työntekijät ja organisaatio muuttuvat ajan kuluessa, joten perehdytysprosessia tulee kehittää jatkuvasti. Perehdyttäminen ei koske vain uusia työntekijöitä vaan tulee muistaa myös esimerkiksi yritysostojen jälkeen tai työtehtävien vaihtuessa.

’’Keräämme ideoita perehdytysjakson läpikäyneiltä niin haastattelun kuin kirjallisen kyselyn keinoin. Vastausten pohjalta parannamme prosessia entistä toimivammaksi. Tiimin sisäisen perehdyttämisen onnistumiseen olemme pyrkineet vaikuttamaan esimerkiksi lisäämällä lähijohtajien koulutuksia’’, Lampelo kertoo.

Suurin osa tulokkaista on kokenut, että heidät on otettu meillä tosi hyvin vastaan. Perehdytysprosessiin panostaminen on siis selvästi ollut toimiva ratkaisu, suosittelen sitä siis lämpimästi myös muille ❤ ’’, hän lopettaa.